Sei l’oracolo o l’eletto del bureau?

Domini la tecnologia o ti fai sopraffare?

Io intanto ti spiego come funziona tutto l’ambaradan

Scommetto che una delle cose più frustranti, sia quando qualcosa smette di funzionare e il collaboratore di turno viene ad invocare il tuo aiuto.

Sei lì bello agile e tranquillo a fare i conti, quando senti provenire da lontano un grido disperato: “Non funziona più la stampante!“, come se fosse colpa tua o potessi ripararla con la sola imposizione delle mani.

Ora, sarai d’accordo con me nell’affermare che problemi di questo tipo non ti devono minimamente sfiorare, non è in alcun modo compito tuo andare sotto la scrivania per vedere che problemi ha la stampante, ma so per certo che almeno una volta ci sei andato…

E’ colpa tua invece, se l’ecosistema che lasci usare al tuo personale non è nelle condizioni ottimali.

E’ un po’ come fare il coast-to-coast da New York a Los Angeles con un macchina scassata: per andare va, ma non sai mai fino a quando…

Tu faresti 4.500 km  con la tua famiglia senza prima far controllare la macchina?

Ecco, appunto.

Con gli strumenti del lavoro è la stessa cosa.

Come è la stessa cosa rimanere in panne nel deserto o senza stampante (o inchiostro) a ferragosto.

Puoi quindi scegliere se essere l’oracolo o l’eletto del tuo bureau, ovvero, puoi eleggere la persona migliore a responsabile della parte tecnica, oppure occupartene tu ogni volta.

Meglio delegare, vero?

Non ci vuole mica tanto!

Basta che recluti un buon tecnico informatico che sia sempre reperibile (lui o chi per lui), e che conosca la tua situazione.

In fondo se non va più l’acqua calda, i tuoi dipendenti sanno che devono chiamare l’idraulico, no?

Perchè allora devono venire da te quando hanno problemi con i computer?

L’importante è che prima ti assicuri di partire da una situazione ottimale, in cui tutto sia funzionante, chiaro e ordinato.

Investici qualche giorno quando sei chiuso o fuori stagione.

So che ti piacciono i numeri e a ma piace essere sempre concreto, così in questo articolo ti dirò esattamente cosa fare e quanto costa “comprare” la pace nel tuo back office.

Prima però voglio darti una piccola fotografia della situazione attuale, giusto per farti rendere conto che non sei l’unico messo così.

Per lavoro ho girato parecchi alberghi in tutta Italia, non per dormirci, proprio per lavorarci, e sì perchè per 8 anni ho fatto il tecnico installatore di software gestionali per hotel, ericsoft per l’esattezza, e sono stato testimone di diverse situazioni che, nonostante si ripetessero sistematicamente, mi hanno lasciato sempre e comunque basito.

Hotel di 4 stelle con computer della seconda guerra mondiale, lenti e pieni di polvere, stampanti tenute insieme con lo scotch o decine di stampanti installate di cui ne funziona forse una, e neanche sempre.

Spesso mi sono sentito come il protagonista del film “The imitation game“, alle prese con un super computer per la decriptazione dei codici segreti nazisti durante la seconda guerra mondiale…

Purtroppo, e lo dico con la morte nel cuore, la mentalità diffusa e impossibile da sradicare è: “Finchè funziona non si cambia“.

Cosa vuol dire?

Vuol dire che finchè un computer si accende, non ha importanza quanto tempo ci impieghi ad avviare windows o il programma gestionale, si tiene.

Non ha importanza se ogni volta si blocca la stampante e bisogna farla ripartire a calci, finchè stampa va bene.

Proprio la settimana scorsa sono andato in un resort con campo da golf annesso, il cui server (che è il computer principale che regge tutta la baracca) aveva ben 14 anni!

Da una parte c’era il ragionamento del gestore: “se ha funzionato per 14 anni, perchè cambiarlo?”

Dall’altra il mio o del tecnico di turno: “come diavolo ha fatto a funzionare per 14 anni? Bisogna cambiarlo subito!”

Scommetto che anche tu non cambieresti nulla, ma hai mai pensato alla frustrazione e al tempo perso dai tuoi dipendenti che devono lavorare con gli strumenti obsoleti e mal funzionanti che tu gli dai?

Quello che mi fa più rabbia, è che spesso basta veramente poco per migliorare la situazione, varrà pur la pena spendere qualche spiccio per far lavorare meglio, più velocemente e con meno stress i tuoi dipendenti?

Non è meglio anche per te che gli altri lavorino meglio?

Quello che molti, anzi, quasi tutti gli albergatori non capiscono, è che se per fare un conto davanti alla fila di clienti ci vuole un quarto d’ora perchè il computer si blocca o la stampante si inceppa, è il TUO hotel a rimetterci!

Prova ad immaginare questi due scenari:

Conto in 30 secondi, receptionist efficiente, fila che scorre velocemente, clienti non irritati.

Conto in 10 minuti, receptionist frustrato, fila ferma, clienti in attesa spazientiti.

Sarò venale, ma tutto il tempo che una stampante ci mette in più per stampare e quello che impiega un computer quando si blocca, indovina un po’, lo paghi tu!

E sì, perchè sono tutti ostacoli che rallentano e peggiorano il lavoro dei dipendenti che paghi.

Vuoi che sia più preciso?

Il tempo ottimale di elaborazione e stampa di conti, o di qualsiasi altra stampa, è di circa 10 secondi, che moltiplicato per un numero medio di stampe al giorno, che possiamo stimare a 30, otteniamo 5 minuti.

Se invece il computer si blocca, la rete è lenta e la stampante si inceppa, puoi arrivare tranquillamente ad impiegarci in media 1 minuto, cioè mezz’ora al giorno!

Vuol dire che in un mese i tuoi dipendenti impiegano 15 ore a tribolare per colpa tua.

Paghi due giorni di stipendio al tuo computer!

E sai quanto ti costa sistemare tutta questa situazione?

Te lo dico subito.

Innanzitutto devi valutare se i tuoi computer sono vecchi o se basta formattarli per farli funzionare decentemente, spesso può semplicemente capitare che dopo anni di utilizzo, si siano solamente appesantiti a forza di installare e disinstallare miliardi di programmi.

In tal caso, una bella formattata e via come nuovi!

Sì ma come faccio a capire se il mio computer è vecchio?

Se l’hai comprato più di 10 anni fa, è vecchio e ormai ne avrai ammortizzato l’investimento.

Se ha Windows XP, è vecchio. Punto.

Se ha Windows Vista, fattelo subito formattare con Windows 10.

Se invece è più recente, basta che controlli che processore ha (tanto per farla semplice):
clicca con il tasto destro del mouse sull’icona “Questo pc” o “Computer” che hai sul desktop (di solito è la prima icona in alto a sinistra) e va in “Proprietà“, ti si aprirà una schermata simile a questa qui sotto del mio computer.

Individua il tipo di processore che hai: i3 buonino, i5 buono, i7 ottimo, qualsiasi altra cosa => no buono.

Quindi, se e solo se, hai un computer con un processore i3-i5-i7 puoi valutare di fartelo semplicemente formattare ed installare Windows 10.

No, gli altri sistemi operativi non vanno bene.

Così facendo avrai un costo di circa 120 € per le due ore di lavoro di un tecnico, più la licenza di Windows 10 a circa 150 €, a meno che tu non abbia ancora un cd di installazione di Windows 7, ma ne dubito.

Costo totale “ringiovanimento” computer: 270 €.

Se invece il computer è vecchio, ne devi comprare un nuovo, la spesa si aggira attorno ai 500 €, ma fa sempre attenzione alle offerte a poco prezzo, perchè spesso non comprendono il sistema operativo.

In questi casi viene utilizzato il termine Freedos, come in questo super computer in vendita su Amazon a 264,99 €, che, per l’appunto, non avendo il sistema operativo, dovrai aggiungere 150 € più il costo del tecnico per fartelo installare. Occhio!

Bene, sistemati i computer, occupiamoci ora delle stampanti.

Tranquillo, qui ti faccio spendere molto meno.

Se vuoi veramente risparmiare, puoi puntare all’HP Envy 4520, con 40 € ti porti a casa, anzi, in hotel, una buona stampante a getto d’inchiostro con scanner e soprattutto wifi!

Ti consiglio vivamente di puntare ad un modello wifi perchè così potrai metterla in qualsiasi punto raggiunto dal segnale wireless della tua rete (lo so che altrimenti sotto il bureau non hai posto o non arriva il filo), e stampare in tutta tranquillità da qualsiasi computer. Boom! 👊🏻

Se invece vuoi fare le cose per bene, con poco meno di 300 €, puoi prendere l’HP Officejet PRO 8610, ovviamente wifi, ma laser, cosa significa?

Significa che stamperai molto più velocemente e risparmierai nell’inchiostro, dati che grosso modo le cartucce costano sui 20-30€ e garantiscono circa 250 pagine, i toner si aggirano sui 70€ ma ti stamperanno 2.500 pagine.

Praticamente dopo aver speso quasi 10 volte in più per una stampante laser, nel tempo rientrerai dell’investimento risparmiando con i toner anzichè le cartucce, senza poi considerare la velocità guadagnata, perchè, come non perdo occasione di sottolineare: il tempo è denaro.

Il tutto, senza considerare la caratteristica più comoda: i cassetti.

Quante volte ti è capitato di stampare per sbaglio un report sulle ricevute o un conto su carta bianca?

Ecco, anzichè ricordarti tutte le volte di mettere il foglio giusto, puoi risolvere questo problema con un’unica stampante che gestisce più cassetti, così in uno ci tieni i fogli bianchi e nell’altro quelli fiscali delle ricevute, comodo no?

Google AdWords o Facebook ADS?

Necessità urgente o bisogno latente, questo è il problema.

Ma è un problema tuo o dei tuoi clienti?

All’angolo rosso: nato nel 1997 in California dai genitori Larry Page e Sergey Brin, risponde a 3 miliardi e mezzo di domande ogni giorno, scelto dall’80% di utenti per le proprie ricerche, annovera servizi come YouTube, GMail, Maps, Chrome e Android, signore e signori, il sito più visitato al mondo: Google!

All’angolo blu: nato nel 2004 ad Harvard, ideato dal 19enne Mark Zuckerberg come ripicca per essere stato lasciato dalla ragazza, conta 1,2 miliardi di utenti attivi ogni giorno, registra quotidianamente 500 mila nuovi profili, nel 2012 ha acquisito Instagram e nel 2014 WhatsApp, signore e signori IL social network per eccellenza: Facebook!

Praticamente il 90% del tempo che passi su internet, usi un prodotto di Google Inc. o Facebook Inc.

Bene, fatta la doverosa premessa, suppongo tu abbia già capito chi siano i due big player della rete.

La domanda sorge quindi spontanea:

E’ meglio fare pubblicità su Google AdWords o su Facebook ADS?

Prima di rispondere, ti spiego brevemente i due tipi di sponsorizzazioni.

Anzi, ancor prima, ti spiego l’origine dei termini AdWords e ADS.

Sono semplicemente abbreviazioni della parola inglese “advertising“, che vuol dire “pubblicità“.

Quindi ADS sta per il plurale ADvertisingS e AdWords significa letteralmente “pubblicità di parole”.

Ma torniamo a noi.

Google mette a disposizione AdWords, un sistema di annunci pubblicitari basato sul PPC (Pay Per Click), ovvero paghi solo se l’utente clicca sul tuo link.

E’ molto vantaggioso perchè paghi solamente le visite vere al tuo sito, a prescindere da quante volte venga visualizzato il tuo annuncio.

Per poterlo utilizzare è sufficiente un account Google, come GMail, e andare su http://www.google.it/adwords.

Certo è che, se hai molte visualizzazioni e pochi click, significa che il tuo annuncio non è “accattivante”, non convince chi lo visualizza a cliccarci sopra, oppure è semplicemente visto da persone fuori target e non interessate al tuo prodotto, ma questo te lo spiegherò meglio più avanti.

Gli annunci possono comparire come testo nella ricerca di Google, li riconosci perchè sono i primi risultati a comparire e hanno la scritta  Ann.  di fianco.

Oppure con delle immagini (display) all’interno di siti partner (qui sotto puoi vedere i banner di Infostrada e Amazon in un sito di cellulari).

Facebook risponde con ADS, che ti permette di far comparire dei post consigliati sulla bacheca degli utenti in base al target che imposti, potendo pagare visualizzazioni e click.

Funziona sia su facebook che su instagram, gli annunci si creano entrambi dal pannello di facebook raggiungibile al link: https://www.facebook.com/ads, oppure cliccando direttamente sul pulsante “Metti in evidenza il post” che trovi in basso a destra nei post della tua pagina.

Fin qui ti sembra tutto familiare, vero?

Tutti noi siamo costantemente bombardati di pubblicità, avrai sicuramente già visto i vari tipi di inserzioni, ma magari non avevi fatto caso che fossero a pagamento o non sapevi che puoi farle anche tu.

Purtroppo oggi il web è talmente saturo di pubblicità che sono stati addirittura creati dei plugin per i browser che la bloccano, chiamati AdBlock.

Per lo più vengono utilizzati per non far aprire i pop-up o altre finestre esterne al sito che si sta visitando.

Sono una gran scocciatura, vero?

Negli anni ho sperimentato diversi servizi, ma non ne ho mai usato uno perchè finiscono sempre per bloccare anche il contenuto “vero” di un sito, impedendone la corretta navigazione.

In generale sono comunque usati da una piccola percentuale di utenti, non te ne preoccupare troppo, le tue inserzioni non ne risentiranno!

Oppure, se vuoi andare sul sicuro, puoi sempre inventarti soluzioni “alternative” come questa:

Torniamo quindi alla domanda: meglio Google AdWords o Facebooks ADS?

Booking.com è veramente il cattivo?

Per te Booking.com è “l’origine del male”?

Ti spiego allora come conoscere il tuo “nemico” e i 7 segreti per giocare nella stessa squadra!

Nel lontano 2004 a quest’ora ero attaccato al telefono per cercare di vendere pubblicità internet agli hotel della provincia di Rimini, ovvero il peggio che potesse offrire l’epoca:

VENDERE al TELEFONO + PUBBLICITA’ su INTERNET + ALBERGATORI della ROMAGNA.

Tutti i peggiori componenti che potesse racchiudere un lavoro, all-in-one.

Ovviamente sono durato meno di un anno.

Questa esperienza mi ha insegnato che è prassi per gli albergatori ritenere nemico chiunque chieda soldi per servizi “intangibili”, ovvero per tutto ciò che avviene su internet.

Ok pagare i fornitori di carne e pesce, passi anche la pubblicità su un giornale, un cartellone o depliant, ma web marketing… vade retro!

E’ relativamente semplice convincere un albergatore a pagare fior fior di quattrini per un cartellone sulla statale, così si sente soddisfatto e orgoglioso tutte le volte che ci passa davanti, peccato però che il suo ROI (ritorno di investimento) è praticamente incalcolabile.

Se invece Booking.com gli chiede il 15% di commissioni per una prenotazione già incassata il mese prima, viene visto come satana.

Perchè?

Perchè “Con le commissioni che ci mangiano tutti i ricavi, non campiamo più. Ormai lavoriamo noi per le OTA!”

Ti assicuro che la situazione non è così tragica, ma tu sei sicuro di conoscere fino in fondo il tuo “nemico”?

Io dico di no, e dato che si ha paura di una cosa quando non la si conosce, eccomi qua a spiegarti tutto sul tuo più grande nemico/amico.

Direi di iniziare dalle commissioni, ovvero l’importo che Booking ti chiede a fronte di una prenotazione arrivata tramite il loro portale, normalmente il 15%.

E’ molto il 15%?

Dipende.

Se ti arriva una prenotazione da Booking.com di 2 notti a 200 €, cosa vuol dire?

Vuol dire che tu a Booking pagherai 30 €, ovvero il 15% di 200 €, che altro non è che il costo acquisizione clienti.

Bene, assodato questo concetto e questo facile calcolo, sai dirmi quante prenotazioni ti hanno portato i 2.000 € spesi in cartelloni e riviste?

Ovviamente è un calcolo quasi impossibile da fare, dovresti sapere esattamente chi sono i clienti che hanno prenotato dopo aver visto la tua pubblicità.

Stesso discorso, ma più misurabile, vale per i banner sui vari portali turistici, quei 3.000 € che spendi in anticipo, sai quante prenotazioni ti garantiranno?

E il tuo sito?

I 400 € di manutenzione l’anno e i 700 € di canone del booking engine quanto ti rendono?

Ti faccio una veloce tabellina riassuntiva di quanto dovrebbe essere il fatturato di ogni azione di marketing per pareggiare il 15% di commissioni di Booking.

AZIONE DI MARKETING SPESA PROIEZIONE FATTURATO
 Cartellone e rivista  2.000 €  13.300 €
 Banner sui portali  3.000 €  20.000 €
 Sito e booking engine  1.100 €  7.300 €

Mi spiego meglio.

Se Booking ti procura 20.000 € di prenotazioni, gli dovrai corrispondere il 15%, ovvero 3.000 €, che è la stessa spesa per i banner sui portali, ma sei sicuro che anche loro ti procurino 20.000 € di prenotazioni?

Capiamoci, qualsiasi azione di marketing è valida se ti porta almeno un euro di ricavo (attenzione, ricavo non fatturato) in più di quello che hai speso.

Sono convinto che sei d’accordo con me quando affermo che se spendi 500 € per una campagna su facebook che ti porta 600 € di ricavo, puoi spenderne anche 50.000 € che comunque avrai 60.000 € di ricavo.

Ok, ok, l’ho sparata grossa, ma la logica rimane comunque quella, e io mi chiedo, perchè non lavorare con Booking.com che vuole essere pagato solo a prenotazione saldata?

E’ come avere un negozio con la merce in conto vendita: non vendi, non paghi.

Non ti senti ancora sicuro?

Facciamo così, io ti spiego tutti i trucchi per massimizzare i guadagni di Booking.com, poi valuti tu cosa fare, ci stai?

Cosa regali al tuo hotel per Natale?

Ti sei ricordato di pensare anche a “lui”?

Non ti preoccupare, puoi ancora rimediare!

Mi ero ripromesso di non iniziare l’articolo con “Ormai il Natale è alle porte…” ma non mi viene in mente altro, quindi…

Ormai il Natale è alle porte, se per te è alta stagione, sarai impegnato come non mai, e se sei chiuso, starai trafficando con la spedizione degli auguri ai tuoi clienti, chiedendoti:

“Meglio la mail? Una lettera? O magari una cara vecchia telefonata?”

Come quasi sempre, la risposta è: dipende.

So che può sembrare brutto, ma devi “catalogare” i clienti, perchè non tutti hanno lo stesso valore.

Clienti che soggiornano a lungo in bassa stagione, si meritano qualche attenzione in più, meglio optare per una bella lettera di auguri, o ancor meglio, un pacchettino con gadget in regalo e codice sconto per il prossimo soggiorno.

I clienti storici, ma proprio storici storici, quelli che ormai sono di famiglia, andrebbero anche chiamati, giusto per cordialità e qualche convenevole, corredati da qualche aneddoto accaduto durante le loro visite negli anni passati.

A tutti gli altri invece, puoi mandare una mail.

Come prima cosa devi avere un CRM, possibilmente integrato nel tuo programma gestionale, in alternativa ne puoi usare uno online.

Come sarebbe a dire che non sai cos’è un CRM?

Non hai letto il mio articolo?

Sacrilegio!

Corri subito a rimediare! Clicca qui!

“Ti senti a tuo agio con i termini email, imap, pop3, client, pec e crm?”

Bene, adesso che sai cos’è e quanto sia importante, se il tuo software non lo prevede, puoi utilizzare questo CRM online (che uso anch’io).

Si chiama MailChimp ed è gratuito fino a 2.000 indirizzi email e fino ad un massimo di 12.000 mail inviate al mese.

Va quindi benissimo per iniziare, e dico iniziare perchè se il tuo gestionale non prevede un CRM, ti conviene cambiarlo.

Ma non mi dilungo oltre perchè l’argomento di oggi non è questo, ma bensì il Natale.

O meglio, il Natale visto come scusa per regalare e regalarci qualcosa.

Tempo fa avevo scritto un articolo su come ormai sia semplice comprare su internet con la partita iva, e qual miglior periodo di questo per farlo?

Non sono un grande fan dei centri commerciali sotto le feste: un’ora per arrivarci, mezz’ora per parcheggiare, 3 ore per comprare, un’altra ora per tornare a casa.

No, thank you.

Preferisco stare una mezz’oretta al computer, qualche click e aspettare il corriere l’indomani.

Ormai uso questa “tecnica” anche con i miei nipoti, di 5 e 9 anni: gironzoliamo un po’ su Amazon, che per loro è come essere a Disneyland, indicando sul monitor praticamente qualsiasi cosa compaia.

Dopo qualche minuto la lista dei desideri inizia a farsi importante, è tempo di fermarsi, mettere un filtro sul prezzo e con qualche consulenza spicciola da parte mia, il regalo è deciso.

So che toglie la magia della sorpresa, ma evita il rischio di sbagliare e tutte le ore perse in giro menzionate poco fa.

Poi, il fatto che il regalo scelto dal nipote più piccolo, sia fisicamente più grande del pacco per il nipote più grande, sarà un effetto collaterale che dovrò gestire il giorno di Natale.

Oggi ti voglio “regalare” qualche idea che può facilitare la scelta dei regali, tutti ovviamente a tema tecnologico-alberghiero, altrimenti il blog cosa si chiama Hotel Informatico a fare?

So che mancano solo 3 giorni feriali, ma con Amazon Prime hai la spedizione di un giorno gratuita su più di 1 milione di prodotti, qualcosa lì nel mezzo ci sarà di sicuro!

E se non c’è, mi sa proprio che ti tocca uscire e passare mezza giornata in giro a pensare:

“L’anno prossimo compro i regali a novembre!”

“L’anno prossimo i regali non li faccio proprio.”

“Ma Daniele non poteva scriverlo prima st’articolo?”

Ecco, sta a vedere che adesso è pure colpa mia…

Ma torniamo a noi.

Ti proporrò delle idee che vanno bene sia per migliorare il tuo hotel, sia come regalo a chi è del nostro settore, ma in mezzo troverari anche qualche cosa un po’ più scanzonata.

Ok, iniziamo.

Parto dal concetto principale secondo cui un dipendente felice è un dipendente migliore, e migliorare il comfort dell’ambiente di lavoro non può che giovare al suo stato d’animo e a quello di chi lo circonda.

Un addetto al front o back office, tra cui suppongo faccia parte anche tu, passa ormai la maggior parte del tempo al computer, e quali sono le cose che armeggiate per tutto il tempo?

Te lo dico io: mouse e tastiera.

Di sicuro lavorare con il touchpad del portatile, con un vecchio mouse col filo o con una tastiera dell’anteguerra, non è il massimo, soprattutto perchè alla lunga portano ad infiammazioni ai tendini di mano e braccio, per poi potenzialmente sfociare nella temutissima sindrome del tunnel carpale.

Premetto che io sto in media 10 ore al giorno davanti al computer e per evitare affaticamenti del polso destro, uso il mouse anche con la sinistra, ma avendo sempre usato mouse e tastiere non ergonomici (quelli che costavano meno per intenderci), adesso sono costretto a mettere un bel tutore al polso destro.

Quindi, cosa ti posso consigliare?

Sicuramente di non risparmiare su queste periferiche, ma neanche di spendere tanto a caso.

Questa è la configurazione che uso io da qualche mese:

Sai in che anno siamo?

Quante cose sono cambiate negli ultimi 30 anni?

Se tra queste NON c’è il tuo modo di lavorare, hai un problema!

Corre l’anno 1987: i film si guardano in vhs e la musica si ascolta su musicassette o dischi, vanno in onda le prime puntate di Beautiful e dei Simpson, Gianni Morandi, Umberto Tozzi ed Enrico Ruggeri vincolo il Festival di Sanremo con “Si può dare di più“, al cinema escono Dirty Dancing e Robocop, alla radio impazza la Bamba e il Napoli di Maradona vince il campionato.

beautiful-robocop

maradona-sanremo

Sulle scrivanie degli uffici i primissimi computer iniziano a sostituire le macchine da scrivere, le prenotazioni degli hotel si fanno al telefono, scegliendoli dall’elenco telefonico o dal catalogo dell’agenzia, e vengono annotate a matita su un planning cartaceo o, per i più visionari, con nastri di scotch colorato su un planning di alluminio.

Reception nel 1987

Sei tornato con la mente a 30 anni fa?

Bene.

Non ti sembra passata un’eternità?

Spero proprio di sì, perchè 30 anni sono un’era geologica.

Adesso corre l’anno 2017: i film si guardano in streaming e la musica si scarica, tutto in contemporanea con l’uscita in America, tutto dallo smartphone che abbiamo in tasca, Google ha ormai ultimato i test per l’automobile che si guida da sola, in ogni casa ci sono in media 6 dispositivi connessi a internet e ogni giorno vengono mandate più di 200 miliardi di email, ovvero 2 milioni e mezzo al secondo.

Sulle scrivanie campeggia almeno un computer, spesso accompagnato da un tablet, le prenotazioni si effettuano con un click e con un altro click compaiono nel programma gestionale.

Come come?

Non hai un programma gestionale?

Usi ancora i vecchi planning degli anni 80?

E non usare la scusa “ho sempre fatto così”, perchè nessun lavoro viene ancora eseguito esattamente come 30 anni fa, perchè il tuo sì?

Ti immagini se i dottori operassero ancora con gli strumenti di una volta?

museo-medicina

Se mi conosci e hai già letto gli altri miei articoli, sai che mi piace spiegarmi sempre con esempi concreti, e mai come adesso lo farò, per convicerti a gettare una volta per tutte matite e scotch colorati.

Ti consiglio di leggere fino in fondo anche se usi già un software gestionale, per essere sicuro di utilizzare tutti gli elementi fondamentali per ottimizzare la gestione del tuo hotel.

Procederò con un confronto di situazioni tra gestione manuale anni 80 e quella più tecnologica obbligatorio al giorno d’oggi.

Telefonata anni 80:

Chi più spende non vince

Sei sicuro che basti spendere per ottenere risultati?

Lo credeva anche il Real Madrid dei Galacticos

Correva l’anno 2004, il Real Madrid annoverava alcuni tra i giocatori più forti al mondo: Zidane, Beckham, Figo e Ronaldo solo per citarne alcuni, che sommati erano costati la bellezza di 215 milioni di euro.

L’unione di queste stelle ai già presenti campioni del Real Madrid, Raul e Roberto Carlos tanto per fare altri due nomi, diede alla squadra il nome di Galacticos.

La formazione titolare aveva un valore di quasi 400 milioni di euro e vantava ben 4 palloni d’oro, che nel caso che non lo sapessi, sono la massima onorificenza per un calciatore.

Sai cos’hanno vinto nel 2004 i GALATTICI da 400 milioni?

Assolutamente niente.

E sai qual è stato il rimedio l’anno successivo?

Comprare un’altra stella: Michael Owen, vincitore del pallone d’oro 3 anni prima.

Sai nel 2005 cos’ha vinto il Real Madrid ULTRA-GALATTICO?

Ancora un bel niente!

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Tutta questa introduzione mi serviva solo per farti capire che non basta spendere soldi per ottenere risultati, bisogna sapere quanti e come investirli.

Quando compri un banner su qualche sito, una pagina di giornale o un cartellone pubblicitario, devi assolutamente sapere quanto ti produce ogni singola azione di marketing.

So che non è semplice misurare sempre i risultati, ma devi fare uno sforzo e cercare di tenerli sempre monitorati perchè sono la chiave del successo.

Ti faccio un esempio.

Un banner del tuo hotel su un portale di prenotazioni porta ogni mese 500 visite al tuo sito e lo paghi 1.500 € all’anno.

Vuol dire che in un anno ottieni 6.000 visite al costo di circa 25 centesimi l’una.

Su un altro sito spendi invece 300 € e ti garantisce 50 visite al mese, ovvero 600 visite l’anno a 50 centesimi l’una.

Qual è l’investimento migliore?

Ti senti a tuo agio con i termini email, imap, pop3, client, pec e crm?

Se la risposta è no, questo è l’articolo che fa per te.

Se invece la riposta è sì, ti consiglio di leggere ugualmente il mio articolo per essere sicuro di stare facendo tutto nel miglior modo.

Le lettere cartacee hanno ancora, in parte, la loro importanza, ma è ancor più importante gestire al meglio la corrispondenza tramite internet, per risparmiare tempo prezioso e massimizzare i risultati.

Tu lo stai facendo?

So che sei inondato di mail di pubblicità (SPAM) e di altrettante, spero, richieste informazioni, è necessario quindi ottimizzare le procedure di risposta ed invio preventivi, sia per far risparmiare tempo a te e ai tuoi collaboratori, sia per essere il primo a rispondere ai tuoi potenziali clienti ed avere un vantaggio sui tuoi competitor più lenti.

Oggi ti anticipo che sarò un po’ più tecnico del solito, ma non preoccuparti, sono procedure che sono sicuro riuscirai a fare, in caso contrario, scrivi pure nei commenti o direttamente a me.

Inizio facendo una piccola parentesi sul CRM, acronimo di Customer Relationship Manager, ovvero Gestione delle Relazioni con i Clienti.CRM

Semplificando il concetto, è un sistema o software che in automatico manda le email ai tuoi clienti in base alle regole che decidi tu, che possono ad esempio essere:

  • mail di benvenuto una settimana prima dell’arrivo;
  • mail di arrivederci e richiesta recensione 3 giorni dopo la partenza;
  • mail di auguri per le festività o il compleanno;
  • newsletter in caso di offerte mirate, eventi o qualsiasi altra novità che possa interessare a quello specifico cliente.

Oltre a questo, il CRM ti permette di inviare preventivi multipli in un batter d’occhio, prima ancora di chiudere il telefono col cliente o prima che, chi te lo ha chiesto, continui a vagare su siti di altri hotel e ad inviare richieste informazioni come se piovesse.

Come avrai capito il CRM è LO strumento indispensabile per automatizzare gran parte della corrispondenza, non mi dilungo oltre perchè i servizi che lo fanno sono tanti, l’importante è che ne scegli uno integrato al tuo gestionale dell’hotel, in modo che i dati dei clienti e delle prenotazioni siano condivisi, e tu non debba fare il doppio lavoro per copiarli nel CRM esterno.

Bene, fatta questa parentesi, ti dovresti essere alleggerito di un bel po’ di lavoro, ma nel caso non ti volessi “tecnologizzare”, ti spiego meglio tutto il panorama della gestione email.

Come anticipato, questa volta per forza di cose sarò un po’ più tecnico, sono comunque procedure semplici alla portata di tutti, ma nel caso non fossi sufficientemente chiaro, sarò ben lieto di rispondere personalmente ai tuoi dubbi, lascia pure un commento in fondo alla pagina oppure contattami direttamente.

Inizio spiegandoti la differenza tra pop3 e imap.

Comprare su internet con la partita iva

Ancora non ti fidi di comprare su internet?

Hai paura ad abbandonare i tuoi soliti fornitori?

Non ti preoccupare, ti spiego io come e dove comprare, garantendoti il risparmio, la fattura e soprattutto la stessa garanzia che ti da il tuo fornitore di fiducia.

So che spesso preferisci comprare di persona in un negozio “fisico”, dove puoi toccare con mano i prodotti e dove torni se non sei soddisfatto o se si rompe qualcosa, ma ti assicuro che oggi internet offre questo e molto di più, spendendo meno soldi e soprattutto meno tempo.

Ovviamente ci sono degli accorgimenti da seguire, non puoi andare allo sbando e sperare che vada tutto bene.

Anatomia del tuo sito web

Quanto tempo hai speso per progettare i tuoi depliant?

Hai dedicato la stessa attenzione al tuo sito web?

Oggi ti spiegherò come analizzare il tuo sito web, in modo semplice e veloce, per capire cosa c’è che non va e come migliorarlo, anche se non hai alcuna competenza informatica.

Spesso, purtroppo, la realizzazione del sito web degli hotel viene interamente delegata al webmaster di turno, a cui non vengono date direttive precise, se non fare “un bel sito da non spenderci troppo”, ma lui di hotel e turismo potrebbe non capirne nulla e fare solamente un sito bello ma inutilizzabile al tuo scopo, cioè convertire i visitatori in clienti.

Questo accade perchè il titolare non ha nozioni informatiche e quindi si sente in dovere di non preoccuparsene più di tanto, perchè il suo lavoro è prendere prenotazioni (e può anche essere giusto), si limita quindi a rimediare qualche foto, il listino prezzi e per i testi “prendili da un altro sito”.

Ma andiamo con ordine.

Il fattore più importante: le foto

Hotel Corallo Riccione

Non è assolutamente facile farle, conviene affidarsi ad un professionista (guai a te se usi il cellulare), le puoi far fare ad un amico/parente solo se ha una reflex e le sa post-produrre, altrimenti spendere 500/1.000 € in un servizio fotografico è assolutamente la scelta migliore, avrai un ritorno d’immagine e di investimento ben maggiore.

Aspetta una bella giornata di sole, valuta se fare le foto la mattina o il pomeriggio a seconda dell’inclinazione della luce, e non dimenticarti di far comparire anche delle persone, l’effetto sarà completamente diverso rispetto ad un bureau o una piscina vuoti.

Provare per credere!

recepiton-bambina

reception-vuota

piscina

Spero che la tua attenzione non si sia concentrata troppo sulla photoshoppata di scarsissima qualità che ho fatto, ma sulla resa ben diversa che hanno il prima e il dopo.

Desktop remoto o cloud?

Preferisci la sicurezza o il risparmio?

Ecco come semplificarti la scelta.

Sicuramente avrai sentito parlare di desktop remoto e cloud, soprattutto di quest’ultimo, ma non hai ben chiaro di cosa si tratti e non hai idea di quello che sia meglio per il tuo hotel?

Non ti preoccupare, adesso ti spiego tutto.

Il desktop remoto è un programma che ti permette di collegarti su un computer proprio come se lo stessi usando lì davanti. Questo però significa che se qualcun altro lo sta utilizzando in quel momento, la sua sessione verrà bloccata in favore della tua, e lui si ritroverà davanti la schermata di login di Windows.

Logica diversa dai vari programmi di teleassistenza (come Teamviewer o Ammyy) che ti permettono invece di usare il computer mentre l’altra persona può guardare ed intervenire.

Per poter avere più sessioni di lavoro contemporanee, è necessario avere Windows server, ma lo approfondirò più sotto.

Desktop remoto

Il famoso cloud invece, non è altro che uno spazio web riservato, in cui puoi tenere tutti i tuoi file e a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo abbia una connessione internet.

Esempi di app in cloud famose sono DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive e ovviamente l’Apple iCloud.

Cloud computing

 

L’unione di desktop remoto e cloud, ti permette di collegarti su di un computer che fisicamente non hai, ma che è in gestione a delle webfarm (letteralmente “fattoria di server“).

Webfarm

Bene, adesso che ti ho fatto confusione con tutti questi termini, ti spiego meglio di cosa sto parlando.

Innanzitutto la prima cosa da capire è l’importanza di questo sistema.

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