Sai in che anno siamo?

Quante cose sono cambiate negli ultimi 30 anni?

Se tra queste NON c’è il tuo modo di lavorare, hai un problema!

Corre l’anno 1987: i film si guardano in vhs e la musica si ascolta su musicassette o dischi, vanno in onda le prime puntate di Beautiful e dei Simpson, Gianni Morandi, Umberto Tozzi ed Enrico Ruggeri vincolo il Festival di Sanremo con “Si può dare di più“, al cinema escono Dirty Dancing e Robocop, alla radio impazza la Bamba e il Napoli di Maradona vince il campionato.

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Sulle scrivanie degli uffici i primissimi computer iniziano a sostituire le macchine da scrivere, le prenotazioni degli hotel si fanno al telefono, scegliendoli dall’elenco telefonico o dal catalogo dell’agenzia, e vengono annotate a matita su un planning cartaceo o, per i più visionari, con nastri di scotch colorato su un planning di alluminio.

Reception nel 1987

Sei tornato con la mente a 30 anni fa?

Bene.

Non ti sembra passata un’eternità?

Spero proprio di sì, perchè 30 anni sono un’era geologica.

Adesso corre l’anno 2017: i film si guardano in streaming e la musica si scarica, tutto in contemporanea con l’uscita in America, tutto dallo smartphone che abbiamo in tasca, Google ha ormai ultimato i test per l’automobile che si guida da sola, in ogni casa ci sono in media 6 dispositivi connessi a internet e ogni giorno vengono mandate più di 200 miliardi di email, ovvero 2 milioni e mezzo al secondo.

Sulle scrivanie campeggia almeno un computer, spesso accompagnato da un tablet, le prenotazioni si effettuano con un click e con un altro click compaiono nel programma gestionale.

Come come?

Non hai un programma gestionale?

Usi ancora i vecchi planning degli anni 80?

E non usare la scusa “ho sempre fatto così”, perchè nessun lavoro viene ancora eseguito esattamente come 30 anni fa, perchè il tuo sì?

Ti immagini se i dottori operassero ancora con gli strumenti di una volta?

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Se mi conosci e hai già letto gli altri miei articoli, sai che mi piace spiegarmi sempre con esempi concreti, e mai come adesso lo farò, per convicerti a gettare una volta per tutte matite e scotch colorati.

Ti consiglio di leggere fino in fondo anche se usi già un software gestionale, per essere sicuro di utilizzare tutti gli elementi fondamentali per ottimizzare la gestione del tuo hotel.

Procederò con un confronto di situazioni tra gestione manuale anni 80 e quella più tecnologica obbligatorio al giorno d’oggi.

Telefonata anni 80:

Chi più spende non vince

Sei sicuro che basti spendere per ottenere risultati?

Lo credeva anche il Real Madrid dei Galacticos

Correva l’anno 2004, il Real Madrid annoverava alcuni tra i giocatori più forti al mondo: Zidane, Beckham, Figo e Ronaldo solo per citarne alcuni, che sommati erano costati la bellezza di 215 milioni di euro.

L’unione di queste stelle ai già presenti campioni del Real Madrid, Raul e Roberto Carlos tanto per fare altri due nomi, diede alla squadra il nome di Galacticos.

La formazione titolare aveva un valore di quasi 400 milioni di euro e vantava ben 4 palloni d’oro, che nel caso che non lo sapessi, sono la massima onorificenza per un calciatore.

Sai cos’hanno vinto nel 2004 i GALATTICI da 400 milioni?

Assolutamente niente.

E sai qual è stato il rimedio l’anno successivo?

Comprare un’altra stella: Michael Owen, vincitore del pallone d’oro 3 anni prima.

Sai nel 2005 cos’ha vinto il Real Madrid ULTRA-GALATTICO?

Ancora un bel niente!

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Tutta questa introduzione mi serviva solo per farti capire che non basta spendere soldi per ottenere risultati, bisogna sapere quanti e come investirli.

Quando compri un banner su qualche sito, una pagina di giornale o un cartellone pubblicitario, devi assolutamente sapere quanto ti produce ogni singola azione di marketing.

So che non è semplice misurare sempre i risultati, ma devi fare uno sforzo e cercare di tenerli sempre monitorati perchè sono la chiave del successo.

Ti faccio un esempio.

Un banner del tuo hotel su un portale di prenotazioni porta ogni mese 500 visite al tuo sito e lo paghi 1.500 € all’anno.

Vuol dire che in un anno ottieni 6.000 visite al costo di circa 25 centesimi l’una.

Su un altro sito spendi invece 300 € e ti garantisce 50 visite al mese, ovvero 600 visite l’anno a 50 centesimi l’una.

Qual è l’investimento migliore?

Ti senti a tuo agio con i termini email, imap, pop3, client, pec e crm?

Se la risposta è no, questo è l’articolo che fa per te.

Se invece la riposta è sì, ti consiglio di leggere ugualmente il mio articolo per essere sicuro di stare facendo tutto nel miglior modo.

Le lettere cartacee hanno ancora, in parte, la loro importanza, ma è ancor più importante gestire al meglio la corrispondenza tramite internet, per risparmiare tempo prezioso e massimizzare i risultati.

Tu lo stai facendo?

So che sei inondato di mail di pubblicità (SPAM) e di altrettante, spero, richieste informazioni, è necessario quindi ottimizzare le procedure di risposta ed invio preventivi, sia per far risparmiare tempo a te e ai tuoi collaboratori, sia per essere il primo a rispondere ai tuoi potenziali clienti ed avere un vantaggio sui tuoi competitor più lenti.

Oggi ti anticipo che sarò un po’ più tecnico del solito, ma non preoccuparti, sono procedure che sono sicuro riuscirai a fare, in caso contrario, scrivi pure nei commenti o direttamente a me.

Inizio facendo una piccola parentesi sul CRM, acronimo di Customer Relationship Manager, ovvero Gestione delle Relazioni con i Clienti.CRM

Semplificando il concetto, è un sistema o software che in automatico manda le email ai tuoi clienti in base alle regole che decidi tu, che possono ad esempio essere:

  • mail di benvenuto una settimana prima dell’arrivo;
  • mail di arrivederci e richiesta recensione 3 giorni dopo la partenza;
  • mail di auguri per le festività o il compleanno;
  • newsletter in caso di offerte mirate, eventi o qualsiasi altra novità che possa interessare a quello specifico cliente.

Oltre a questo, il CRM ti permette di inviare preventivi multipli in un batter d’occhio, prima ancora di chiudere il telefono col cliente o prima che, chi te lo ha chiesto, continui a vagare su siti di altri hotel e ad inviare richieste informazioni come se piovesse.

Come avrai capito il CRM è LO strumento indispensabile per automatizzare gran parte della corrispondenza, non mi dilungo oltre perchè i servizi che lo fanno sono tanti, l’importante è che ne scegli uno integrato al tuo gestionale dell’hotel, in modo che i dati dei clienti e delle prenotazioni siano condivisi, e tu non debba fare il doppio lavoro per copiarli nel CRM esterno.

Bene, fatta questa parentesi, ti dovresti essere alleggerito di un bel po’ di lavoro, ma nel caso non ti volessi “tecnologizzare”, ti spiego meglio tutto il panorama della gestione email.

Come anticipato, questa volta per forza di cose sarò un po’ più tecnico, sono comunque procedure semplici alla portata di tutti, ma nel caso non fossi sufficientemente chiaro, sarò ben lieto di rispondere personalmente ai tuoi dubbi, lascia pure un commento in fondo alla pagina oppure contattami direttamente.

Inizio spiegandoti la differenza tra pop3 e imap.

Comprare su internet con la partita iva

Ancora non ti fidi di comprare su internet?

Hai paura ad abbandonare i tuoi soliti fornitori?

Non ti preoccupare, ti spiego io come e dove comprare, garantendoti il risparmio, la fattura e soprattutto la stessa garanzia che ti da il tuo fornitore di fiducia.

So che spesso preferisci comprare di persona in un negozio “fisico”, dove puoi toccare con mano i prodotti e dove torni se non sei soddisfatto o se si rompe qualcosa, ma ti assicuro che oggi internet offre questo e molto di più, spendendo meno soldi e soprattutto meno tempo.

Ovviamente ci sono degli accorgimenti da seguire, non puoi andare allo sbando e sperare che vada tutto bene.

Anatomia del tuo sito web

Quanto tempo hai speso per progettare i tuoi depliant?

Hai dedicato la stessa attenzione al tuo sito web?

Oggi ti spiegherò come analizzare il tuo sito web, in modo semplice e veloce, per capire cosa c’è che non va e come migliorarlo, anche se non hai alcuna competenza informatica.

Spesso, purtroppo, la realizzazione del sito web degli hotel viene interamente delegata al webmaster di turno, a cui non vengono date direttive precise, se non fare “un bel sito da non spenderci troppo”, ma lui di hotel e turismo potrebbe non capirne nulla e fare solamente un sito bello ma inutilizzabile al tuo scopo, cioè convertire i visitatori in clienti.

Questo accade perchè il titolare non ha nozioni informatiche e quindi si sente in dovere di non preoccuparsene più di tanto, perchè il suo lavoro è prendere prenotazioni (e può anche essere giusto), si limita quindi a rimediare qualche foto, il listino prezzi e per i testi “prendili da un altro sito”.

Ma andiamo con ordine.

Il fattore più importante: le foto

Hotel Corallo Riccione

Non è assolutamente facile farle, conviene affidarsi ad un professionista (guai a te se usi il cellulare), le puoi far fare ad un amico/parente solo se ha una reflex e le sa post-produrre, altrimenti spendere 500/1.000 € in un servizio fotografico è assolutamente la scelta migliore, avrai un ritorno d’immagine e di investimento ben maggiore.

Aspetta una bella giornata di sole, valuta se fare le foto la mattina o il pomeriggio a seconda dell’inclinazione della luce, e non dimenticarti di far comparire anche delle persone, l’effetto sarà completamente diverso rispetto ad un bureau o una piscina vuoti.

Provare per credere!

recepiton-bambina

reception-vuota

piscina

Spero che la tua attenzione non si sia concentrata troppo sulla photoshoppata di scarsissima qualità che ho fatto, ma sulla resa ben diversa che hanno il prima e il dopo.

Desktop remoto o cloud?

Preferisci la sicurezza o il risparmio?

Ecco come semplificarti la scelta.

Sicuramente avrai sentito parlare di desktop remoto e cloud, soprattutto di quest’ultimo, ma non hai ben chiaro di cosa si tratti e non hai idea di quello che sia meglio per il tuo hotel?

Non ti preoccupare, adesso ti spiego tutto.

Il desktop remoto è un programma che ti permette di collegarti su un computer proprio come se lo stessi usando lì davanti. Questo però significa che se qualcun altro lo sta utilizzando in quel momento, la sua sessione verrà bloccata in favore della tua, e lui si ritroverà davanti la schermata di login di Windows.

Logica diversa dai vari programmi di teleassistenza (come Teamviewer o Ammyy) che ti permettono invece di usare il computer mentre l’altra persona può guardare ed intervenire.

Per poter avere più sessioni di lavoro contemporanee, è necessario avere Windows server, ma lo approfondirò più sotto.

Desktop remoto

Il famoso cloud invece, non è altro che uno spazio web riservato, in cui puoi tenere tutti i tuoi file e a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo abbia una connessione internet.

Esempi di app in cloud famose sono DropBox, Google Drive, Microsoft OneDrive e ovviamente l’Apple iCloud.

Cloud computing

 

L’unione di desktop remoto e cloud, ti permette di collegarti su di un computer che fisicamente non hai, ma che è in gestione a delle webfarm (letteralmente “fattoria di server“).

Webfarm

Bene, adesso che ti ho fatto confusione con tutti questi termini, ti spiego meglio di cosa sto parlando.

Innanzitutto la prima cosa da capire è l’importanza di questo sistema.

Come funziona il wifi?

I tuoi clienti si lamentano del wifi e tu non sai cosa fare?

Non ti preoccupare, è molto più semplice di quel che pensi!

Scommetto che il tuo peggior incubo, o almeno uno della top five, è quello dei clienti che si presentano al bureau con il cellulare/tablet/computer lamentandosi che internet è lento o che non si riescono a connettere al wifi.

La maggior parte delle volte è solo un problema di password, quasi sempre non vengono rispettate le maiuscole, quindi il mio primissimo consiglio è quello di usarne una tutta minuscola con qualche numero alla fine, giusto per rispettare un minimo di criteri di sicurezza.

Te lo dico per esperienza personale, perchè qualche anno fa, quando anch’io ho deciso di dare il wifi ai miei clienti, ho avuto l’ingenuità di impostare una password di livello di sicurezza medio/alto: “E$tate2011!“.

Ho usato il simbolo del dollaro al posto della “s” ed il punto esclamativo alla fine per avere due caratteri speciali che rafforzassero la password, ma dopo le mille difficoltà e domande, tra cui: “Ma il simbolo del dollaro va maiuscolo o minuscolo?” mi sono arreso e l’ho cambiata con “estate2011“, in barba ad ogni minimo standard di sicurezza, il mio tempo vale di più!

Quindi per un quieto vivere e per risparmiare lamentele e interventi tecnici sui dispositivi dei clienti, assicurati di avere una password facile da digitare e da ricordare.

Modificarla è molto semplice, bisogna però sapere indirizzo ip, utente e password dell’access point o del router.

Tranquillo, adesso ti spiego tutto.

Finalmente il blog che mancava!

Lavori in un hotel e il computer ti sembra un nemico?

Vorresti che diventasse il tuo miglior alleato?

Lo scopo del mio blog Hotel Informatico è quello di aiutare gli albergatori come te a sfruttare a proprio vantaggio la tecnologia, per ottimizzare ed automatizzare le procedure alberghiere.

Non mi dilungherò in sermoni tecnici che solo ingegneri/filosofi possono capire, ma spiegherò in termini semplici e in articoli o tutorial veloci, quello che internet e i computer possono fare per alleggerire il tuo lavoro aumentandone la produttività.

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