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Ti senti a tuo agio con i termini email, imap, pop3, client, pec e crm?

Se la risposta è no, questo è l’articolo che fa per te.

Se invece la riposta è sì, ti consiglio di leggere ugualmente il mio articolo per essere sicuro di stare facendo tutto nel miglior modo.

Le lettere cartacee hanno ancora, in parte, la loro importanza, ma è ancor più importante gestire al meglio la corrispondenza tramite internet, per risparmiare tempo prezioso e massimizzare i risultati.

Tu lo stai facendo?

So che sei inondato di mail di pubblicità (SPAM) e di altrettante, spero, richieste informazioni, è necessario quindi ottimizzare le procedure di risposta ed invio preventivi, sia per far risparmiare tempo a te e ai tuoi collaboratori, sia per essere il primo a rispondere ai tuoi potenziali clienti ed avere un vantaggio sui tuoi competitor più lenti.

Oggi ti anticipo che sarò un po’ più tecnico del solito, ma non preoccuparti, sono procedure che sono sicuro riuscirai a fare, in caso contrario, scrivi pure nei commenti o direttamente a me.

Inizio facendo una piccola parentesi sul CRM, acronimo di Customer Relationship Manager, ovvero Gestione delle Relazioni con i Clienti.CRM

Semplificando il concetto, è un sistema o software che in automatico manda le email ai tuoi clienti in base alle regole che decidi tu, che possono ad esempio essere:

  • mail di benvenuto una settimana prima dell’arrivo;
  • mail di arrivederci e richiesta recensione 3 giorni dopo la partenza;
  • mail di auguri per le festività o il compleanno;
  • newsletter in caso di offerte mirate, eventi o qualsiasi altra novità che possa interessare a quello specifico cliente.

Oltre a questo, il CRM ti permette di inviare preventivi multipli in un batter d’occhio, prima ancora di chiudere il telefono col cliente o prima che, chi te lo ha chiesto, continui a vagare su siti di altri hotel e ad inviare richieste informazioni come se piovesse.

Come avrai capito il CRM è LO strumento indispensabile per automatizzare gran parte della corrispondenza, non mi dilungo oltre perchè i servizi che lo fanno sono tanti, l’importante è che ne scegli uno integrato al tuo gestionale dell’hotel, in modo che i dati dei clienti e delle prenotazioni siano condivisi, e tu non debba fare il doppio lavoro per copiarli nel CRM esterno.

Bene, fatta questa parentesi, ti dovresti essere alleggerito di un bel po’ di lavoro, ma nel caso non ti volessi “tecnologizzare”, ti spiego meglio tutto il panorama della gestione email.

Come anticipato, questa volta per forza di cose sarò un po’ più tecnico, sono comunque procedure semplici alla portata di tutti, ma nel caso non fossi sufficientemente chiaro, sarò ben lieto di rispondere personalmente ai tuoi dubbi, lascia pure un commento in fondo alla pagina oppure contattami direttamente.

Inizio spiegandoti la differenza tra pop3 e imap.