Sei l’oracolo o l’eletto del bureau?

Domini la tecnologia o ti fai sopraffare?

Io intanto ti spiego come funziona tutto l’ambaradan

Scommetto che una delle cose più frustranti, sia quando qualcosa smette di funzionare e il collaboratore di turno viene ad invocare il tuo aiuto.

Sei lì bello agile e tranquillo a fare i conti, quando senti provenire da lontano un grido disperato: “Non funziona più la stampante!“, come se fosse colpa tua o potessi ripararla con la sola imposizione delle mani.

Ora, sarai d’accordo con me nell’affermare che problemi di questo tipo non ti devono minimamente sfiorare, non è in alcun modo compito tuo andare sotto la scrivania per vedere che problemi ha la stampante, ma so per certo che almeno una volta ci sei andato…

E’ colpa tua invece, se l’ecosistema che lasci usare al tuo personale non è nelle condizioni ottimali.

E’ un po’ come fare il coast-to-coast da New York a Los Angeles con un macchina scassata: per andare va, ma non sai mai fino a quando…

Tu faresti 4.500 km  con la tua famiglia senza prima far controllare la macchina?

Ecco, appunto.

Con gli strumenti del lavoro è la stessa cosa.

Come è la stessa cosa rimanere in panne nel deserto o senza stampante (o inchiostro) a ferragosto.

Puoi quindi scegliere se essere l’oracolo o l’eletto del tuo bureau, ovvero, puoi eleggere la persona migliore a responsabile della parte tecnica, oppure occupartene tu ogni volta.

Meglio delegare, vero?

Non ci vuole mica tanto!

Basta che recluti un buon tecnico informatico che sia sempre reperibile (lui o chi per lui), e che conosca la tua situazione.

In fondo se non va più l’acqua calda, i tuoi dipendenti sanno che devono chiamare l’idraulico, no?

Perchè allora devono venire da te quando hanno problemi con i computer?

L’importante è che prima ti assicuri di partire da una situazione ottimale, in cui tutto sia funzionante, chiaro e ordinato.

Investici qualche giorno quando sei chiuso o fuori stagione.

So che ti piacciono i numeri e a ma piace essere sempre concreto, così in questo articolo ti dirò esattamente cosa fare e quanto costa “comprare” la pace nel tuo back office.

Prima però voglio darti una piccola fotografia della situazione attuale, giusto per farti rendere conto che non sei l’unico messo così.

Per lavoro ho girato parecchi alberghi in tutta Italia, non per dormirci, proprio per lavorarci, e sì perchè per 8 anni ho fatto il tecnico installatore di software gestionali per hotel, ericsoft per l’esattezza, e sono stato testimone di diverse situazioni che, nonostante si ripetessero sistematicamente, mi hanno lasciato sempre e comunque basito.

Hotel di 4 stelle con computer della seconda guerra mondiale, lenti e pieni di polvere, stampanti tenute insieme con lo scotch o decine di stampanti installate di cui ne funziona forse una, e neanche sempre.

Spesso mi sono sentito come il protagonista del film “The imitation game“, alle prese con un super computer per la decriptazione dei codici segreti nazisti durante la seconda guerra mondiale…

Purtroppo, e lo dico con la morte nel cuore, la mentalità diffusa e impossibile da sradicare è: “Finchè funziona non si cambia“.

Cosa vuol dire?

Vuol dire che finchè un computer si accende, non ha importanza quanto tempo ci impieghi ad avviare windows o il programma gestionale, si tiene.

Non ha importanza se ogni volta si blocca la stampante e bisogna farla ripartire a calci, finchè stampa va bene.

Proprio la settimana scorsa sono andato in un resort con campo da golf annesso, il cui server (che è il computer principale che regge tutta la baracca) aveva ben 14 anni!

Da una parte c’era il ragionamento del gestore: “se ha funzionato per 14 anni, perchè cambiarlo?”

Dall’altra il mio o del tecnico di turno: “come diavolo ha fatto a funzionare per 14 anni? Bisogna cambiarlo subito!”

Scommetto che anche tu non cambieresti nulla, ma hai mai pensato alla frustrazione e al tempo perso dai tuoi dipendenti che devono lavorare con gli strumenti obsoleti e mal funzionanti che tu gli dai?

Quello che mi fa più rabbia, è che spesso basta veramente poco per migliorare la situazione, varrà pur la pena spendere qualche spiccio per far lavorare meglio, più velocemente e con meno stress i tuoi dipendenti?

Non è meglio anche per te che gli altri lavorino meglio?

Quello che molti, anzi, quasi tutti gli albergatori non capiscono, è che se per fare un conto davanti alla fila di clienti ci vuole un quarto d’ora perchè il computer si blocca o la stampante si inceppa, è il TUO hotel a rimetterci!

Prova ad immaginare questi due scenari:

Conto in 30 secondi, receptionist efficiente, fila che scorre velocemente, clienti non irritati.

Conto in 10 minuti, receptionist frustrato, fila ferma, clienti in attesa spazientiti.

Sarò venale, ma tutto il tempo che una stampante ci mette in più per stampare e quello che impiega un computer quando si blocca, indovina un po’, lo paghi tu!

E sì, perchè sono tutti ostacoli che rallentano e peggiorano il lavoro dei dipendenti che paghi.

Vuoi che sia più preciso?

Il tempo ottimale di elaborazione e stampa di conti, o di qualsiasi altra stampa, è di circa 10 secondi, che moltiplicato per un numero medio di stampe al giorno, che possiamo stimare a 30, otteniamo 5 minuti.

Se invece il computer si blocca, la rete è lenta e la stampante si inceppa, puoi arrivare tranquillamente ad impiegarci in media 1 minuto, cioè mezz’ora al giorno!

Vuol dire che in un mese i tuoi dipendenti impiegano 15 ore a tribolare per colpa tua.

Paghi due giorni di stipendio al tuo computer!

E sai quanto ti costa sistemare tutta questa situazione?

Te lo dico subito.

Innanzitutto devi valutare se i tuoi computer sono vecchi o se basta formattarli per farli funzionare decentemente, spesso può semplicemente capitare che dopo anni di utilizzo, si siano solamente appesantiti a forza di installare e disinstallare miliardi di programmi.

In tal caso, una bella formattata e via come nuovi!

Sì ma come faccio a capire se il mio computer è vecchio?

Se l’hai comprato più di 10 anni fa, è vecchio e ormai ne avrai ammortizzato l’investimento.

Se ha Windows XP, è vecchio. Punto.

Se ha Windows Vista, fattelo subito formattare con Windows 10.

Se invece è più recente, basta che controlli che processore ha (tanto per farla semplice):
clicca con il tasto destro del mouse sull’icona “Questo pc” o “Computer” che hai sul desktop (di solito è la prima icona in alto a sinistra) e va in “Proprietà“, ti si aprirà una schermata simile a questa qui sotto del mio computer.

Individua il tipo di processore che hai: i3 buonino, i5 buono, i7 ottimo, qualsiasi altra cosa => no buono.

Quindi, se e solo se, hai un computer con un processore i3-i5-i7 puoi valutare di fartelo semplicemente formattare ed installare Windows 10.

No, gli altri sistemi operativi non vanno bene.

Così facendo avrai un costo di circa 120 € per le due ore di lavoro di un tecnico, più la licenza di Windows 10 a circa 150 €, a meno che tu non abbia ancora un cd di installazione di Windows 7, ma ne dubito.

Costo totale “ringiovanimento” computer: 270 €.

Se invece il computer è vecchio, ne devi comprare un nuovo, la spesa si aggira attorno ai 500 €, ma fa sempre attenzione alle offerte a poco prezzo, perchè spesso non comprendono il sistema operativo.

In questi casi viene utilizzato il termine Freedos, come in questo super computer in vendita su Amazon a 264,99 €, che, per l’appunto, non avendo il sistema operativo, dovrai aggiungere 150 € più il costo del tecnico per fartelo installare. Occhio!

Bene, sistemati i computer, occupiamoci ora delle stampanti.

Tranquillo, qui ti faccio spendere molto meno.

Se vuoi veramente risparmiare, puoi puntare all’HP Envy 4520, con 40 € ti porti a casa, anzi, in hotel, una buona stampante a getto d’inchiostro con scanner e soprattutto wifi!

Ti consiglio vivamente di puntare ad un modello wifi perchè così potrai metterla in qualsiasi punto raggiunto dal segnale wireless della tua rete (lo so che altrimenti sotto il bureau non hai posto o non arriva il filo), e stampare in tutta tranquillità da qualsiasi computer. Boom! ??

Se invece vuoi fare le cose per bene, con poco meno di 300 €, puoi prendere l’HP Officejet PRO 8610, ovviamente wifi, ma laser, cosa significa?

Significa che stamperai molto più velocemente e risparmierai nell’inchiostro, dati che grosso modo le cartucce costano sui 20-30€ e garantiscono circa 250 pagine, i toner si aggirano sui 70€ ma ti stamperanno 2.500 pagine.

Praticamente dopo aver speso quasi 10 volte in più per una stampante laser, nel tempo rientrerai dell’investimento risparmiando con i toner anzichè le cartucce, senza poi considerare la velocità guadagnata, perchè, come non perdo occasione di sottolineare: il tempo è denaro.

Il tutto, senza considerare la caratteristica più comoda: i cassetti.

Quante volte ti è capitato di stampare per sbaglio un report sulle ricevute o un conto su carta bianca?

Ecco, anzichè ricordarti tutte le volte di mettere il foglio giusto, puoi risolvere questo problema con un’unica stampante che gestisce più cassetti, così in uno ci tieni i fogli bianchi e nell’altro quelli fiscali delle ricevute, comodo no?

Ne puoi aggiungere anche più di uno se vuoi, li trovi sempre su Amazon: Vassoio carta da 250 fogli.

Ovviamente nulla ti vieta di comprare due stampanti da 40€ anzichè spendere 350€ per una a due cassetti, a te la scelta.

Forse hai notato che le stampanti che ti ho consigliato non hanno la funzione fax, non è un caso.

Non mi dire che mandi ancora i fax come negli anni 90?

Alt, non ti sto dicendo che non serve mandarli, ma dato che purtroppo ancora ce n’è la necessità, perchè non usare un pratico servizio online?

Ne esistono tanti, ti posso consigliare quello che uso io, si chiama Clouditalia Orchestra (http://www.clouditaliaorchestra.com/), non per un motivo in particolare, ma semplicemente perchè usandolo in prima persona, so che funziona bene e costa pochissimo.

La registrazione è gratuita, ti permette di scegliere un numero di fax tra quelli disponibili e puoi caricare il conto anche di soli 3€ alla volta.

Il funzionamento è molto semplice: i fax ti arrivano in pdf al tuo indirizzo email e per spedirli basta che carichi un pdf o un file word sul loro sito, il tutto per neanche 10 centesimi ad invio.

Questo è il dettaglio del mio ultimo fax inviato.

Quindi: costo irrisorio, niente canoni, e soprattutto comodità assoluta, sia perchè i fax ti arrivano via mail, sia perchè, di conseguenza, puoi decidere tu di volta in volta se stamparli o meno.

Ma non finisce qui, dato che per inviarli puoi caricare direttamente i file sul sito di Clouditalia Orchestra, non sei neanche obbligato a stamparli prima, come faresti con un fax tradizionale, e inoltre verranno ricevuti ad una qualità molto superiore a quella standard.

Hai presente i pdf dei contratti che ti mandano da stampare, compilare, firmare e rinviare?

E se ti rendessi tutto più semplice?

Esiste un lettore di pdf, molto più leggero di Adobe Reader, si chiama Foxit Reader (https://www.foxitsoftware.com/products/pdf-reader/), ti permette di scrivere e mettere la tua firma direttamente sui documenti!

Giusto ieri, l’ufficio del mio commercialista mi ha inviato il pdf degli studi di settore da rimandare compilato.

Scommetto che tutti tranne me, l’avranno stampato, compilato a mano, scannerizzato e reinviato (chissà poi in che condizioni).

Io invece con Foxit Reader e la funzione “Macchina da scrivere” ho compilato i campi, salvato e rispedito!

Qui sotto ti riporto lo screenshot con dei dati di prova, giusto per farti capire meglio come funziona.

E non solo, con la funzione “Inserisci firma” puoi inserire o disegnare la tua firma direttamente sul documento!

Sai quanto tempo, carta e inchiostro che risparmi?

E con questo direi che abbiamo chiuso l’argomento pc/stampante, ora non resta che affrontare il tallone d’Achille (o da killer) di ogni singolo albergo esistente al mondo…

non va il wifi

Anche il wifi rientra nella categoria delle “cose che ti fanno paura perchè non le conosci“, ne ho spiegato approfonditamente il funzionamento in uno dei miei primi articoli “Come funziona il wifi?“, ti consiglio di leggerlo prima di proseguire.

Dato che in questo articolo sto parlando principalmente dello stress causato dalla tecnologia obsoleta o mal funzionante, ti posso ribadire 2 concetti:

  1. Fatti fare dal tuo tecnico di rete, uno schema con tutti gli ip e password di ogni periferica connessa alla tua rete (se non hai capito il significato di questa frase, basta che la ripeti pari pari al tuo tecnico), ti velocizzerà in maniera stratosferica qualsiasi intervento di assistenza.
    Per avere un riscontro immediato, puoi usare l’app Fing, puoi scaricarla sia per Android che per iPhone, ti permette di avere subito una lista di tutto quello che in quel momento è collegato alla tua rete. Sarebbe bene che te, o chi per te, sappia cosa sia ogni voce.
  2. Non deve esserci neanche un angolo scoperto dal segnale wifi, soprattutto nell’ufficio da cui ti colleghi. Aggiungere un access point ti costa veramente poco, questo ad esempio lo trovi a 30 € TP-Link WA801ND.
    Scommetto che i tuoi esaurimenti nervosi valgono molto di più!

Vorrei parlarti anche delle telecamere di sorveglianza, sia perchè sono indispensabili, sia perchè voglio estirpare l’idea che si debbano usare sistemi complessi, ingombranti e costosi.

Nulla di più sbagliato!

Ti bastano 50 € e un computer/smartphone/tablet.

Nello specifico, ti posso consigliare la HiKam, un’interessante azienda che fa solo 3 videocamere, tutte recensite con più di 4 stelle su Amazon:

HiKam S5 interna, 50 €

HiKam Q7 interna, 90 €

HiKam A7 esterna, 90 €

Una volta collegate e installate, ti basterà l’app sul cellulare o accedervi direttamente da pc per vedere le immagini in diretta.

La caratteristica più importante però, comune un po’ a tutte le videocamere di sorveglianza, è la possibilità di avvisarti ogni volta che viene registrato un movimento.

Molto utile se abiliti questa funzione di notte o quando hai l’hotel chiuso, ti arriveranno tramite mail le foto scattate nel momento in cui la telecamera rileva un ladro.

Altrochè Civis!

Ti ho consigliato quelle della HiKam perchè ho letto recensioni eccellenti su Amazon, quella che uso io è invece la Foscam 9831, costa 114 €, l’ho acquistata 4 anni fa e non mi ha mai dato problemi.

Sempre in argomento videocamere, ma sotto un aspetto un po’ meno serio, parliamo adesso di telecamera a 360°.

Non so se hai mai visto su facebook i video a 360°, sono una novità relativamente recente, di circa un annetto fa, e sono molto coinvolgenti.

Praticamente mentre guardi il video, puoi ruotare l’inquadratura con il mouse, se sei sul pc, o muovere intorno a te lo smartphone se lo stai guardando da mobile.

Te ne riporto qui sotto uno molto carino fatto da Jeremy Clarkson di Top Gear durante una corsa in macchina in mezzo a dei set cinematografici abbandonati nel deserto del Marocco:


 

Purtroppo non esistono ancora esempi inerenti agli hotel, perchè non lo fai tu per primo?

Le occasioni possono essere molteplici: una festa, il paesaggio da un balcone o dal tetto, la piscina o qualsiasi altra situazione che può suscitare interesse al pubblico di facebook.

Lo so, lo so, ti ho già letto nel pensiero: Eh, ma quanto mi costa sto scherzo qua?”

Non tanto a dire il vero, puoi partire con la LG 360 CAM a 179 € o puntare alla fascia medio alta con la Ricoh THETA S a 378 €.

Pensavi già a migliaia di euro, vero?

Fossi in te non sottovaluterei questo aspetto di marketing, essere i primi a fare qualcosa non è mai sbagliato.

Immagina poi la curiosità che susciterai nei tuoi ospiti durante le “feste a 360 gradi“, pioveranno like e condivisioni come non vi fosse un domani!

Ritorno d’immagine infinito.

Dato che siamo in argomenti più leggeri, ho anche un’altra “frivolezza” da consigliarti.

Quante volte ti capita che i tuoi clienti ti chiedano di ricaricare il proprio cellulare dietro al bureau?

Sono sicuro che ci saranno volte in cui ti ritrovi il bureau pieno di smartphone in carica e le prese sono finite, come risolvere?

Con 39 € e una stazione di ricarica!

Questa ad esempio è in legno, che fa anche da arredamento: Upow CS007.

Ma se sei in vena di acquisti e vuoi regalare qualcosa a te stesso, ai tuoi dipendenti o al tuo hotel, ti consiglio di leggere il mio articolo natalizio “Cosa regali al tuo hotel per Natale?“.

Bene, spero proprio di averti dato una bella visione d’insieme di quello che ti serve per vivere e lavorare meglio, sono sicuro che con i prezzi alla mano, ti sarai reso conto che non conviene mai spremere fino alla fine i computer e compagnia bella.

Come si dice sempre, prevenire è meglio che curare, vero?

Come sempre, se hai domande o curiosità sul funzionamento di qualsiasi altra diavoleria moderna che hai in hotel, scrivi pure nei commenti o contattami!

Nato e cresciuto nell'hotel dei miei genitori a Riccione, con la passione per i computer e la tecnologia in generale, sono un consulente e formatore informatico specializzato nel settore alberghiero. Aiuto gli hotel ad ottimizzare ed automatizzare le procedure alberghiere con la tecnologia.

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